Para que um evento seja um sucesso e
tudo transcorra da melhor forma, devemos preparar e “respeitar”o checklist. Ele
será seu Norte para que tudo saia perfeito.
Para começar, seu checklist deve conter:
- Local, período de duração do evento, horários e
prazos;
- Ambientes;
- Atividades a serem
desenvolvidas;
- Perfil do público participante;
- Funcionários e suas respectivas funções;
- Materiais a serem utilizados nos ambientes
(montagem, decoração, etc.).
Cada item deve estar bem detalhado de
acordo com o perfil do seu evento. Não deixe nada de fora do checklist, pois é
ele quem vai garantir que todas as etapas da produção sejam cumpridas. Aliás,
cabe a você lembrar de marcar o que já foi feito, para com o tempo entender o
que ainda falta e, assim, poder se programar melhor.
Na sequência, você deve dividir seu
checklist em áreas, que precisam conter:
Atividades Gerais:
- Dimensionamento do evento;
- Estudo para determinação da sede – já listando as
opções de local e até mesmo os prós e contras de cada uma, para facilitar
a decisão;
- Cronograma de atividades antes do evento, no dia
do evento e após o evento;
- Listagem de participantes;
- Cronograma de divulgação – Como e onde irá
comunicar o evento para atrair o público; preparo dos materiais de
divulgação (folders, programa, material de apoio, anúncios, ambientação do
evento, etc.);
- Produção de materiais de apoio como vídeo de
abertura (institucional ou publicitário, dependendo do objetivo do
evento), apresentação padronizada para a explanação dos assuntos,
materiais gráficos, para imprensa e para participantes (kit do
participante);
- Produção do roteiro para o mediador ou mestre de
cerimônia do evento – o roteiro deve conter informações úteis para o
participante, como apresentação dos currículos dos profissionais
envolvidos, agradecimento a apoios e patrocinadores ou homenageados;
- Hotel, serviços de apoio (como transfer entre
sede do evento e hotel) e turísticos (como fornecimento de mapas da região
onde o evento acontecerá);
- Programação visual –
sinalização do evento
Recursos Humanos:
- Coordenadores de área;
- Recepcionistas;
- Tradutores e intérpretes;
- Assessoria de Imprensa e fotógrafos;
- Operadores de som, luz e vídeo;
- Equipe médica;
- Seguranças, garçons/copeiras, serviços gerais;
- Médico/enfermeira;
- Office boys, manobristas ou serviço de transfer;
- Pessoal da manutenção;
- Mestre de cerimônias.
Recursos Materiais:
- Equipamento e materiais para projeção e
sonorização;
- Credenciamento – impressoras, computadores para a
secretaria;
- Lousa, flip chart;
- Mastros e bandeiras (alguns eventos o cerimonial
exige o hasteamento da bandeiras e hino nacional);
- Stand, palanque, palco,
passarela;
- Serviço de buffet – material de copa (louças,
talheres, etc.);
- Uniformes para recepcionistas e equipe de apoio;
- Rádio de comunicação ou meio de integrar a
coimunicação da equipe de apoio.
Cerimonial:
- Mesa para a recepção, sala vip;
- Lista de convidados, presença, confirmações;
- Distribuição adequada dos
participantes, patrocinadores
- Distribuição de lugares
especiais;
- Ordem do dia;
- Protocolo cerimonial (hasteamento de bandeiras,
hino nacional, etc.).
Estrutura e
Local de Alimentação:
- Disposição das mesas;
- Decoração, sonorização e
iluminação;
- Sinalização;
- Ventilação, ar condicionado;
- Tablado;
- Música ambiente.
Pós-evento:
- Ações de agradecimento junto a base dos
participantes do evento, patrocinadores e apoiadores, colaboradores/equipe
de apoio e envolvidos na organização e realização do evento
- Prestação de contas;
- Relatório final;
- Material de divulgação pós-evento – fotos e
vídeos;
- Clipping de materiais divulgados na imprensa.
Vale lembrar que os checklists devem ser
adaptados ao formato de evento que você produzirá. Ou seja, não necessariamente
todos os itens apresentados aqui devem estar no seu checklist, isso varia de
evento para evento. O importante é que ele seja seu companheiro dia e noite,
seja seu guia no processo de organização do evento. Com certeza ao fim o fato
de você ter tido um checklist como parceiro de planejamento fará a diferença.
Sandra Mora
